Dlhšia dovolenka z pohľadu GDPR

S účinnosťou od 1.1.2020 prijal zákonodarca novelu zákona č. 311/2001 Z.z. Zákonník práce v znení neskorších predpisov, ktorou bude „predĺžená“ dovolenka zamestnancov do 33 rokov veku. Nárok na dovolenku v dĺžke 5 týždňov (namiesto 4 týždňov) budú mať aj zamestanci do 33 rokov veku, ktorí sa trvale starajú o dieťa. Čo dovolenka a GDPR?

Povinnosť vo vzťahu k dovolenke sa dotýka aj ochrany osobných údajov, keďže zamestnávateľ si môže od zamestnanca vyžiadať osobné údaje k preukázaniu nároku na dlhšiu dovolenku. Zákonodarca bližšie povinnosti preukazovania nároku na dlhšiu dovolenku nedefinoval, preto v článku uvádzame, aké povinnosti môže priniesť novela vo vzťahu k ochrane osobných údajov.

V závere článku pripájame aj všobecné právne informácie pre zamestnávateľov a článok budeme aktualizovať.

Povinnosti zamestnávateľa týkajúce sa dovolenky z pohľadu GDPR

Vo všeobecnosti spracúvanie osobných údajov zamestnancov pri účeloch spracúvania spojených s dovolenkou (napr. výpočet dovolenky, určovanie jej čerpania zamestnávateľom a pod.) vyplýva zamestnávateľom priamo z ustanovení Zákonníka práce ako ich povinnosť. Právnym základom pri týchto účeloch spracúvania je plnenie zákonných povinností zamestnávateľa v postavení prevádzkovateľa v zmysle čl. 6 ods. 1 písm. c) GDPR.

Pri spracúvaní osobných údajov v súvislosti s dovolenkovými nárokmi spracúva prevádzkovateľ bežné osobné údaje zamestnanca. Od 01.01.2020, ak si zamestnanec do 33 rokov uplatní dlhšiu dovolenku, zamestnávateľ si môže vyžiadať doplňujúce osobné údaje. Potrebuje od zamestnanca preukázať, že zamestnanec sa o dieťa stará a vzniká mu nárok na dlhšiu dovolenku.

Teoreticky, pri rodičoch, ktorí si uplatňujú daňový bonus na dieťa, nebude potrebné vyžadovať iné alebo „nové“ osobné údaje. Túto povinnosť, z pohľadu preukazovania starostlivosti o dieťa však vnímame ako nový účel spracúvania. Osobné údaje získané za účelom spracúvania „A“ sú de facto použité na preukázanie dlhších dovolenkových nárokov, t. j. na účel „B“.

Ak máte definovaný účel spracúvania vo vzťahu k dovolenkám (napr. v zázname o spracovateľských činnostiach), mal by k nemu pribudnúť ďalší účel spracúvania. Dôvodom je nový účel spracúvania, ktorý je oproti pôvodnému rozšírený o:

  • okruh dotknutých osôb,
  • kategórie osobných údajov.

1. Okruh dotknutých osôb

V zmysle novej právnej úpravy má nárok na dovolenku v rozsahu 5 týždňov „zamestnanec do 33 rokov, ktorý sa trvalo stará o dieťa“. Okruh dotknutých osôb sa rozšíri o deti a identifikácia detí je v tomto prípade nevyhnutná.

2. Kategórie spracúvaných osobných údajov

V nadväznosti na okruh dotknutých osôb sa rozširuje aj rozsah osobných údajov – zamestnávateľ tak bude spracúvať aj osobné údaje dieťaťa, o ktoré sa zamestnanec trvalo stará.

Článok pokračuje pod videom. Na našom YouTube pribúdajú nové videoškolenia pre všetkých, ktorých sa GDPR dotýka. Sledujte videá a odoberajte nás.

Preukazovanie nároku na vyššiu výmeru dovolenky

Ako sa bude preukazovať nárok zamestnanca na vyššiu výmeru dovolenky ukáže prax. Načrtli sme preukazovanie nárokov formou čestného vyhlásenia alebo uplatnením daňového bonusu rodiča u zamestnávateľa. Nie je však vylúčené, že si zamestnávateľ môže od zamestnancavyžiadať aj iný  aj dokument, ktorý potvrdzuje starostlivosť o dieťa.

Situácií, resp. právnych titulov na to, aby sa zamestnanec mohol trvalo starať o dieťa je viacero (rozhodnutie súdu, osvojenie a pod.). Môže ísť o rodiča, pestúna, rodiča, ktorého styk s dieťaťom je upravený súdne, osobu, ktorá má dieťa v náhradnej osobnej starostlivosti či o osvojiteľa. Preto v každej situácii môže byť potvrdená starostlivosť iným dokumentom.

Aj pri preukazovaní nároku zamestnanca na vyššiu výmeru dovolenky podľa novely Zákonníka práce z 18. októbra 2019 je potrebné dbať na základné zásady spracúvania osobných údajov stanovených GDPR, predovšetkým na dodržanie zásad: transparentnosti a minimalizácie osobných údajov.

Transparentnosť vyjadruje informovanosť – teda zamestnanec sa dozvie o novom účely spracúvania pred začatím spracúvania. Minimalizácia znamená, že zamestnávateľ spracúva výlučne osobné údaje, ktoré sú potrebné.

Preto je potrebné, aby zamestnávateľ:

  • oboznámil zamestnanca o spracúvaní osobných údajov,
  • vyžadoval iba nevyhnutné osobné údaje.

Výber spôsobu, ako sa vysporiadať s preukazovaním nároku zamestnanca do 33 rokov na vyššiu výmeru dovolenky, je v réžií zamestnávateľa. Je však potrebné zohľadniť zásady GDPR a povinnosti z nariadenia vyplývajúce.

Odporúčania na záver – dovolenka a GDPR

Predĺženie dovolenky sa dotkne prevažne väčších zamestnávateľov. Dovolenka a GDPR sú však pre zamestnávateľa pojmy, ktoré musí riešiť. Preukazovanie nárokov na vyššiu dovolenku môže byť (v závislosti od nastavenia dokumentácie) samostatným účelom.

Ak sa zamestnávateľ rozhodne vyžadovať okrem čestného vyhlásenia aj iné dokumenty potvrdzujúce starostlivosť o dieťa – napr. rozhodnutie súdu, odporúčame ponechať si len relevantnú časť dokumentu, ktorá to potvrdzuje. Pri súdnom rozhodnutí by postačovala výroková časť rozhodnutia s doložkou právoplatnosti. 

Pri spracovateľskej operácii je potrebné nastaviť aj dobu uchovávania a vymazania osobných údajov, prípadne ich anonymizáciu po tom, čo sa skončí účel spracúvania.

Z pracovnoprávneho pohľadu, aké potvrdenia alebo dokumenty môže zamestnávateľ od zamestnancov vyžadovať, je na uvážení samého zamestnávateľa. V súčasnosti absentujú výkladové pravidlá alebo usmernenia k preukazovaniu nároku. Ak však má zamestnávateľ dodržiavať (aj pracovnoprávnu) legislatívu, mal by sa držať minimalizácie a nevyžadovať od zamestnanca údaje „navyše“.

Pripravili sme aj školenie, ktoré pomôže firmám a ich HR oddeleniam, účtovníkom, mzdárom a personalistom so spracúvaním osobných údajov:

 

Sledujte nás, aby vám neunikli novinky zo sveta ochrany osobných údajov a vaša GDPR dokumentácia bola vžey aktuálna.

Posledná aktualizácia článku: 14.03.2020

Odoberajte náš newsletter

Odporúčané články

Potrebujete pomôcť?

Ak potrebujete pomôcť s riešením osobných údajov, neváhajte nás kontaktovať. Radi vám pomôžeme.

Spracúvame vaše osobné údaje za účelom vybavenia vašej požiadavky. Viac info tu.