Voľby z pohľadu GDPR

Voľby nás čakajú v opakujúcich sa obdobiach. Pri ich organizácii je potrebné dbať aj na ochranu osobných údajov dotknutých osôb, ktoré sú pri voľbách spracúvané. Spojenie voľby GDPR a ochrana osobných údajov sa týka najmä obcí a iných orgánov, ktoré voľby organizujú.

Prinášame prehľad základných aspektov spracúvania a ochrany osobných údajov dotknutých osôb pri zabezpečovaní priebehu volieb. Je zároveň návodom, ako sa s voľbami vysporiadať pre ich usporiadateľov.

Všeobecná právna úprava – GDPR a voľby

Podmienky výkonu volebného práva a organizáciu volieb upravuje zákon o podmienkach výkonu volebného práva. 

Zákon o podmienkach výkonu volebného práva je z pohľadu ochrany osobných údajov osobitným právnym predpisom, ktorý okrem úpravy podmienok výkonu volebného práva stanovuje aj celý rad povinností v oblasti spracúvania a ochrany osobných údajov.

Prevádzkovateľom¹ je pri spracúvaní osobných údajov pri zabezpečení priebehu volieb predovšetkým obec², ktorá v zmysle zákona o podmienkach výkonu volebného práva napr. vedie stály zoznam voličov, vydáva hlasovacie lístky, či prostredníctvom okrskových a miestnych volebných komisií zabezpečuje hlasovanie voličov vo voľbách, sčítavanie hlasov, ako aj oznamovanie výsledkov volieb. Náš článok sa bude preto týkať prevažne povinností obcí ako prevádzkovateľov pri spracúvaní osobných údajov voličov a iných dotknutých osôb.

Povinnosti v oblasti spracúvania osobných údajov má okrem obcí pri zabezpečovaní priebehu volieb aj Štátna komisia pre voľby a financovanie politických strán (napr. pri prijímaní registrácií kandidátnych listín politických strán), ako aj samotné politické strany a hnutia či jednotliví kandidáti. Každý subjekt by mal pritom dbať na fakt, že legislatíva ohľadom GDPR sa neustále mení a vyvíja. Preto je potrebné dokumentáciu priebežne aktualizovať.

Povinnosti obcí ako prevádzkovateľov

Voľby GDPR. Zdroj: pexels.com

Každá obec je ako prevádzkovateľ povinná pri spracúvaní osobných údajov postupovať v súlade s predpismi o ochrane osobných údajov, najmä GDPR a dodržiavať predovšetkým základné zásady ochrany osobných údajov stanovené GDPR. Na príklade základných zásad ochrany osobných údajov si priblížime jednotlivé povinnosti obcí.

Zásada zákonnosti – voľby GDPR

Zásada zákonnosti vyjadruje povinnosť každého prevádzkovateľa disponovať pri spracúvaní osobných údajov vhodným právnym základom. Zabezpečovanie priebehu volieb je povinnosťou obce, ktorá jej vyplýva zo zákona o podmienkach výkonu volebného práva.

Právnym základom pri zabezpečovaní priebehu volieb je tak plnenie zákonných povinností podľa čl. 6 ods. 1 písm. c) GDPR.

Vyššie uvedené znamená, že napr. získavanie súhlasu so spracúvaním osobných údajov za účelom zabezpečenia priebehu volieb by tak bolo porušením predpisov o ochrane osobných údajov.

Zásada transparentnosti

Zásada transparentnosti znamená predovšetkým povinnosť každého prevádzkovateľa informovať dotknuté osoby o tom, že ich osobné údaje sú spracúvané v zmysle čl. 13 a 14 GDPR³.

Pri plnení informačnej povinnosti je potrebné dbať na to, aby dotknutým osobám boli poskytnuté všetky informácie, ktoré vyššie špecifikované články GDPR vyžadujú.⁴ Ako vo svojom odporúčaní k spracúvaniu osobných údajov pri zabezpečovaní priebehu volieb uvádza samotný Úrad na ochranu osobných údajov SR, od účinnosti GDPR je každá obec povinná mať svoju kompletnú informačnú povinnosť vypracovanú a zverejnenú. Kompletná informačná povinnosť by mala obsahovať identifikáciu všetkých účelov spracúvania, ku ktorým pri činnosti obce dochádza, vrátane volebnej agendy obce.

Informačná povinnosť týkajúca sa spracúvania osobných údajov pri zabezpečovaní priebehu pre voľby GDPR tak bude predstavovať určitý výňatok z tejto kompletnej informačnej povinnosti, ktorej cieľom bude poskytnúť dotknutým osobám v stručnej, transparentnej a ľahko zrozumiteľnej forme informácie týkajúce sa spracúvania ich osobných údajov pri voľbách⁵, s odkazom na miesto, kde môžu dotknuté osoby nájsť kompletnú informačnú povinnosť.

Je potrebné poznamenať, že každý prevádzkovateľ v prípade kontroly zo strany dozorného orgánu preukazuje, že si svoju informačnú povinnosť splnil, nie skutočnosť, že sa s ňou dotknutá osoba skutočne oboznámila. Nie je preto potrebné, aby dotknuté osoby akýmkoľvek spôsobom potvrdzovali, že si dokument s informáciami o spracúvaní osobných údajov prečítali (napr. ich podpisom).

Možností, ako si splniť informačnú povinnosť voči dotknutým osobám, je viacero. Pri výbere formy odporúčame dbať najmä na primeranosť a administratívnu náročnosť jednotlivých opatrení. Dokument obsahujúci informačnú povinnosť je tak možné umiestniť napr. na nástenke vo volebnej miestnosti, na stôl s podpisovými hárkami, na webovom sídle obce alebo napríklad ako súčasť informácií o podmienkach práva voliť a byť volený, či s spolu s doručením oznámenia o mieste a čase konania volieb, ktoré je obec povinná doručiť do každej domácnosti. Vylúčené nie je ani plnenie informačnej povinnosti ústne, priamo vo volebnej miestnosti.

Pri plnení informačnej povinnosti netreba zabúdať ani na členov okrskových a miestnych volebných komisií alebo kandidátov (pri voľbách do orgánov územnej samosprávy), ktoré sú taktiež dotknutými osobami, ktorých osobné údaje sú spracúvané.

Zásada obmedzenia účelu

Zásada obmedzenia účelu znamená, že osobné údaje možno získavať a spracúvať len na konkrétny, výslovne uvedený a oprávnený účel, a že osobné údaje sa nesmú ďalej spracúvať spôsobom, ktorý nie je zlučiteľný s týmto účelom.

Účely spracúvania vyplývajú prevádzkovateľom priamo z ustanovení zákona o podmienkach výkonu volebného práva. Úrad na ochranu osobných údajov SR vo svojom odporúčaní zahŕňa všetky spracovateľské činnosti, ku ktorým pri voľbách dochádza, pod jeden účel spracúvania, ktorým je zabezpečenie priebehu volieb a agendy obce podľa zákona o podmienkach výkonu volebného práva.

Vzhľadom k tomu, že účelov spracúvania osobných údajov, ku ktorému dochádza pri voľbách, je viacero, odporúčame ich v informačnej povinnosti rozvinúť. Účelmi spracúvania osobných údajov dotknutých osôb pri zabezpečovaní priebehu volieb tak budú:

• Vedenie stáleho zoznamu voličov,
• Vedenie zoznamu voličov vo volebných miestnostiach,
• Vydávanie hlasovacích preukazov,
• Zriaďovanie, činnosť a odmeňovanie členov volebných komisií,
• Registrácia kandidátov⁶.

Zásada minimalizácie osobných údajov

Zásada minimalizácie osobných údajov vyjadruje požiadavku, aby prevádzkovateľ spracúval len taký rozsah osobných údajov, ktoré sú nevyhnutné na dosiahnutie určeného účelu spracúvania osobných údajov. Rozsah osobných údajov potrebných k zabezpečeniu priebehu volieb stanuje vo svojich ustanoveniach priamo zákon o podmienkach výkonu volebného práva⁷.

Pri zabezpečovaní priebehu volieb je potrebné dbať na to, aby prevádzkovatelia nespracúvali osobné údaje nad vyššie vymedzený rozsah⁸.

K uvedenej situácii môže dôjsť najmä v prípade prijímania registračných listín kandidátov, ktoré obsahujú aj osobné údaje nad rámec taxatívne vymedzeného okruhu osobných údajov v zmysle zákona o podmienkach výkonu volebného práva (tzv. „údaje pre istotu“).  Vzhľadom k tomu, že spracúvanie takýchto osobných údajov nemá v predpisoch o ochrane osobných údajov oporu, odporúčame sa tejto situácii vyhnúť napr. vydaním jednotného vzoru kandidátnych listín s „dovoleným“ rozsahom osobných údajov.

Obdobná situácia nastáva aj v prípade kandidátnych listín kandidátov, obsahujúcich zoznam voličov, ktorí vyjadrujú tomuto kandidátovi podporu. Prevádzkovateľom spracúvania osobných údajov je v tomto prípade samotný kandidát, pričom v zmysle ustanovení zákona o podmienkach výkonu volebného práva obsahujú tieto podpisové listiny meno, priezvisko, dátum narodenia a adresu trvalého pobytu občana.

Na spracúvanie iných kategórií osobných údajov (napr. telefónneho čísla) by si mal kandidát zvoliť iný vhodný právny základ (za predpokladu, že existuje).

Zásada integrity a dôvernosti

Zásada integrity a dôvernosti vyjadruje požiadavku, aby boli spracúvané osobné údaje vždy primerane, vzhľadom na povahu, rozsah a rôzne riziká spracúvania, náležite zabezpečené. Vzhľadom na uvedené je Prevádzkovateľ povinný prijať primerané technické a organizačné bezpečnostné opatrenia.

Pri zabezpečení priebehu volieb pôjde najmä o poučenie všetkých osôb, ktoré na základe poverenia prevádzkovateľa spracúvajú osobné údaje (najmä členov volebných komisií) zachovávať o spracúvaných osobných údajoch mlčanlivosť. Poučenie je možné realizovať napr. samostatným dokumentom alebo prílohou k dokumentu určujúcemu tejto osobe jej úlohy (napr. v dokumente, ktorým sa ustanovuje volebná komisia a jej členovia).

Okrem samotnej povinnosti mlčanlivosti je najmä potrebné zabezpečiť, aby k osobným údajom voličov nemali prístup iné neoprávnené osoby. Uvedené platí najmä v prípade vlastnoručného podpisovania prevzatia hlasovacích lístkov do podpisových hárkov, v ktorých sa na jednej strane nachádzajú osobné údaje viacerých dotknutých osôb. Túto situáciu odporúčame vyriešiť napr. prekrytím osobných údajov iných voličov neprehľadným papierom. Ako vhodné bezpečnostné opatrenie sa môže javiť aj napr. zriadenie diskrétnej zóny pri podpisových hárkoch, aby sa zamedzilo náhodnému kopírovaniu osobných údajov.

Voľby GDPR a osobné údaje

Veríme, že vyššie uvedené zhrnutie vám poslúži ako „návod“, prípadne „checklist“ povinností v oblasti ochrany osobných údajov, na ktoré netreba pri zabezpečovaní priebehu volieb zabúdať. V prípade, ak si plníte svoje povinnosti pri spracúvaní osobných údajov komplexne, vyššie uvedené by pre vás nemal predstavovať žiaden problém a z pohľadu GDPR voľby zvládnete.

Ak potrebujete poradiť s ochranou osobných údajov, neváhajte nás kontaktovať. Pravidelne pre Vás pripravujeme videoškolenia ohľadom ochrany osobných údajov a GDPR. Nájdete nás aj v podcastoch o ochrane osobných údajov.

V prípade, že sa vám video nezobrazuje je potrebné povoliť zbieranie cookies.

1. Čl. 4 bod 7. GDPR Nariadenia. ↩

2. Na účely tohto článku sa pod pojmom obec rozumejú obce a mestá, v Bratislave a Košiciach jednotlivé mestské časti, ktoré v zmysle § 9 ods. 1 zákona o podmienkach výkonu volebného práva vedú stály zoznam voličov. ↩

3. Pri volebnej agende pôjde predovšetkým o plnenie informačnej povinnosti podľa čl. 13 GDPR ↩

4. K týmto informáciám patria napr. identifikačné a kontaktné údaje prevádzkovateľa, kontaktné údaje zodpovednej osoby, účely spracúvania, právny základ spracúvania, kategórie spracúvaných osobných údajov, doba uchovávania osobných údajov či informácie o právach dotknutých osôb ↩

5. Zverejnenie informačnej povinnosti týkajúcej sa spracúvania osobných údajov pri voľbách v prípade, ak sú tieto informácie zahrnuté v kompletnej informačnej povinnosti obce nie je povinnosťou, ale odporúčaným postupom ↩

6. Pri voľbách do orgánov územnej samosprávy ↩

7. Napr. v stálom zozname voličov sa uvádza meno, priezvisko, rodné číslo, dátum narodenia, ak ide o cudzinca, ktorému nebolo rodné číslo pridelené, údaj o štátnej príslušnosti a adresa trvalého pobytu ↩

8. Spracúvanie osobných údajov nad stanovený rozsah je možné považovať za porušenie základných zásad spracúvania osobných údajov a môže byť zo strany dozorného orgánu sankcionované ↩

Získajte konkurenčnú výhodu vďaka aktívnemu prístupu k ochrane osobných údajov.

Pozrieť ponuku služieb